FAQ

Wie lautet der Direktlink zum Dokumentenmanagementsystem?

Der Direktlink lautet https://d3web.jade-hs.de.

Wie kann ich mich im d3.one an- und abmelden?

Zur Anmeldung verwenden Sie bitte die sogenannte Domänenanmeldung wie beim WLAN. Bitte geben Sie dazu Ihr gängiges Benutzernamen ein und versehen es mit dem Zusatz @hs-woe.de. Anschließend geben Sie Ihr Passwort ein und klicken auf Anmelden.


Das Abmelden, Ausloggen oder auch Logout erfolgt durch das Schließen des Browser-Fensters.

 

Was ist eine Domänenanmeldung?

Die Domänenanmeldung benötigen Sie, um in einen geschützten Netzwerkbetrieb zu gelangen. Sie ist nicht zu verwechseln mit unserer E-Mail-Adresse, sondern setzt sich in unserem Fall aus dem „Benutzer-namen“ zzgl. „@hs-woe.de“ zusammen.


Eine genaue Beschreibung finden Sie in der HRZ Wiki unter Identitätsmanagement/Anmeldung.

 

Was ist ein Benutzername?

Ihr Benutzername besteht aus einer Kombination von Buchstaben aus Ihrem Vornamen und einem Ziffern-schlüssel. Eine genaue Beschreibung finden Sie in der HRZ Wiki unter Identitätsmanagement/Anmeldung.

Warum wird mir ein Dokument nach erfolgter Suche nicht angezeigt?

Die Dokumente sind mit einer Zugriffsrechtestruktur gesichert. Wenn Ihnen ein Dokument nicht angezeigt wird, gehören Sie nicht zu der zugriffsberechtigten Personengruppe oder es liegt ein anderer Fehler vor. Bitte wenden Sie sich an den Dokumenteninhaber, an die Organisationseinheit, dem das Dokument zugeordnet ist oder sprechen Sie uns bitte an.

Wenn ich ein Dokument auf der Website öffnen will, erhalte ich eine Fehlermeldung. Woran liegt das?

Es könnte daran liegen, dass das Dokument sich in Bearbeitungsstatus befindet oder es aus dem Dokumentenmanagementsystem entfernt wurde. Sprechen Sie uns bitte an.

Wie kann ich ein Dokument suchen?

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet vielfältige Recherchemöglichkeiten an. Eine Suche durch Selektion der Kategorien und/oder Attribute innerhalb der Dokumentenstruktur oder in Akten sind möglich. Das DMS ermöglicht auch die Volltext-Suche, d. h. Sie suchen mittels Schlagwort bzw. Schlagwörtern nicht nur in den Überschriften, sondern in den gesamten Dokumenteninhalt. Eine genaue Beschreibung der Suchfunktionen sowie das Nutzen von Operatoren können Sie unserer Kurzanleitung oder dem Video-Tutorial zur Suche entnehmen.

Sind Suchbegriffe speicherbar?

Suchbegriffe, die alle vorhandenen Dokumente clustern sollen, wie z. B. der Suchbegriff „Tarifbeschäftigte“, sind speicherbar, indem der Browser-Link kopiert wird. Siehe hierzu das Beispiel auf der Website des Dezernats 1, Abt. 1.1 Tarifbeschäftigte.

Was sind Favoriten und wie lege ich diese an?

Unter der Kachel Favoriten können Sie Ihre eigene „Hitlist“ an Dokumenten hinterlegen. Eine genaue Beschreibung zum Anlegen von Favoriten erhalten Sie in unser Kurzanleitung oder dem Video-Tutorial zu den Favoriten.

Darf ich Dokumente über das webbasierte d3.One ablegen?

Nutzen Sie für die Ablage bitte ausschließlich den vom Hochschulrechenzentrum installierten Client! Das Ablegen über das Online-Tool (d3.One) ist aufgrund etwaiger Übertragungsfehler (von d3.One nach D3 Client) nicht sicher.

Wie kann ich Dokumente im d.3 ablegen?

Nutzen Sie für die Ablage ausschließlich den d.3 Client, den Sie über das HRZ Softwaremenü erhalten, wenn Sie zur Ablage berechtigt sind. Bei Fragen sprechen Sie uns bitte an!

Ich möchte Dokumente ablegen, kann den d.3 Client aber nicht im HRZ Softwaremenü finden. Woher bekomme ich den Client?

Wenn Sie den d.3 Client nicht im HRZ Softwaremenü finden, besitzen Sie (noch) keine Ablageberechtigung. Sprechen Sie uns bitte an.

 

Wie kann ich zu einem Dokument verlinken?

Hier stehen Ihnen unterschiedliche Links zur Verfügung. Bitte lesen Sie hierzu unser Anleitung zur Linkerzeugung.

Ich habe ein Dokument verlinkt, erhalte aber eine Fehlermeldung beim Versuch, es zu öffnen. Woran liegt das?

Überprüfen Sie den genutzten Link und Dokumenten-ID auf ihre Richtigkeit: Ist der Link falsch gesetzt, oder Sie verlinken zu einer fehlerhaften Dokumenten-ID (falsch geschrieben oder Dokument gelöscht) erhalten Sie beim Öffnungsversuch eine Fehlermeldung. Gerne unterstützen wir Sie dabei: Sprechen Sie uns bitte an oder nutzen unsere Anleitung zur Linkerzeugung.

 

Wie kann ich Dokumente aus dem Dokumentenmanagementsystem löschen?

Ausschließlich der technische Support besitzt die Berechtigung zum Löschen von Dokumenten.

 

Wie ist die Lese-/Zugriffsberechtigung für die Dokumentenarten geregelt?

Grundsätzlich gilt, dass die Zugriffsberechtigung auf die sichtbaren Dokumentenarten und Akten von User zu User variieren. Zum einen existiert eine allgemeine Berechtigungsstruktur, die in sechs Stufen gegliedert ist. Sie reicht von Unterlagen, die ausschließliche das Präsidium sehen kann, bis hin zu Externe (alle dürfen lesen).
Des Weiteren gibt es auch eine spezielle Zugriffsberechtigung, die beispielsweise bestimmten Personengruppen (Rollen) den Zugriff gestattet. Diese Zugriffssteuerung wird über das Identity Management des HRZ geregelt.