Warum Digitalisierung, warum benötigt die Jade Hochschule ein Dokumentenmanagementsystem?

Die Landeshochschulkonferenz Niedersachsen (LHK) hat mit den Hochschulen und dem Niedersächsischen Ministerium für Wissenschaft und Kultur (MWK) die Eckpunkte der Digitalisierungsoffensive für die niedersächsischen Hochschulen erarbeitet. Darauf aufbauend hat das MWK mit den Hochschulen des Landes individuell zugeschnittene Meilensteine in der Zielvereinbarung 2019-2021 formuliert und die Zielerreichung vereinbart.

 

IT-basiertes Dokumentenmanagement als Meilenstein und Ziel

Die Digitalisierung verändert nicht nur die Inhalte und Prozesse in Lehre und Forschung, sie nimmt ebenfalls starken Einfluss auf die Verwaltungsprozesse. Um die Fülle der Informationen und Dokumente systematisch und effizient zu verwalten, wird ein Dokumentenmanagementsystem DMS aufgebaut. Dokumente werden strukturiert gespeichert und sind umfänglich recherchierbar. Den Nutzer_innen werden sie im Rahmen ihrer Prozesse und Aufgaben gezielt, stets aktuell und rechtlich geprüft zur Verfügung gestellt.

Der Zugriff auf das DMS bzw. auf die benötigten Dokumente kann über die eigene DMS-Benutzeroberfläche sowie über relevante Webseiten der Hochschule erfolgen, oder es werden prozessbegleitenden Dokumente mittels Schnittstelle aus unserem neuen Prozessportal zur Verfügung gestellt.

Die Einführung eines DMS bedeutet vielmehr als nur eine zentrale Speicherung von Dokumenten, z. B.:

  • Die Dokumente sind prozessorientiert zu identifizieren, teilweise neu zu erstellen, und sie müssen zu Clustern von Dokumentenarten strukturiert werden.
  • Dabei sind die Bedingungen des Datenschutzes zwingend zu analysieren und einzuhalten, die Rechte und Rollen zur Verwaltung und Nutzung der Dokumentenarten bis hin zu einzelnen Dokumenten sind festzulegen und verbindlich einzuhalten.
  • Die Schnittstellen zu den Webseiten und zum Prozessportal sind zu realisieren, und die Organisation zur Systempflege ist aufzubauen.
  • Nach einem Testbetrieb mit ausgewählten Key-Usern sind alle Bediensteten gemäß ihren Anforderungen und Rollen zu schulen bzw. mit der Nutzung vertraut zu machen.

 

Arbeitskreis Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Der Arbeitskreis setzt sich aus den folgenden Mitgliedern (von links nach rechts) zusammen: Katja Müller (Hochschulrechenzentrum), Tina Lüken (Gremiengeschäftsstelle), Walburgis Fehners (Leitung Hochschulbibliothek), Petra Bolte-Steiner (Ordnungsrecht und juristische Koordination), Ingrid Dierks (in Ruhestand), Helena Klütsch (Leitung Dezernat 3, Abt. 3.1 Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung, in Elternzeit), Katrin Vogel (Mitarbeiterin Dezernat 3, Abt. 3.1) , Prof. Dr. Uwe Weithöner (Vizepräsident für Internationales sowie Informations- und Mediensysteme)

 

 

Das alles und mehr beschreibt den Projektauftrag des Arbeitskreises DMS. Ihm ist es gelungen, dieses Ziel der Digitalisierung mit dem ersten Meilenstein umzusetzen: Das DMS ist mit seiner ersten Ausbaustufe zur redundanzfreien Bereitstellung von stets aktuellen und rechtssicheren Dokumenten aktiv.


Mit der strukturierten Darstellung der Hochschulprozesse im Prozessportal gemäß Standardverfahren BPMN (Business Process Model and Notation) wird durch die Schnittstelle zu den prozessbegleitenden Dokumenten im DMS ein weiterer Meilenstein zeitnah erreicht werden.
Unser Arbeitskreis ist interdisziplinär besetzt, um die Heterogenität der Prozesse und ihrer Dokumente abgestimmt, sachgerecht und skalierbar abbilden zu können.


Wesentliche Ziele des Dokumentenmanagementsystems im Überblick

  • Einheitliche Dokumentenbasis mit Standardisierung der Dokumente (qualitätsgesicherte Arbeits- und Kooperationsbasis)
  • Rechtssicherheit und Zertifizierbarkeit
  • Vielfältige Recherchemöglichkeiten:
    - Volltext
    - Dokumentenstruktur: Dokumentenarten, Dokumente u.a.m.
    - Akten
  • Vielfältige, aufgabenorientierte Zugriffswege
  • Beitrag zur Prozessoptimierung sowie Schaffung organisatorischer Rahmenbedingungen


Die Koordination wird durch das Team des Dezernats 3, Abt. 3.1 Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung, umgesetzt.

von links nach rechts: Lea-Kathrin Ahrens und Katrin Vogel

 

 

Lea-Kathrin Ahrens leitet seit August 2019, während der Abwesenheit von Helena Klütsch, den Arbeitskreis DMS.