Aus gegebenem Anlass weisen wir wiederholt darauf hin, dass Beschaffungen für die Jade Hochschule auch im Namen der Jade Hochschule beauftragt werden sollen. Seit dem Jahr 2020 und den Folgen der Corona-Pandemie kommt es immer häufiger vor, dass Bedienstete im eigenen Namen Kaufverträge abschließen und sich die verauslagten Beträge über die Finanzbuchhaltung anhand des Formulars F-F-16 "Auslagenerstattung" zurückzahlen lassen. Auslagenerstattungen, bei denen ein/e Hochschulbedienstete/r in Vorleistung getreten ist, sollten nur in begründeten Ausnahmefällen anfallen. Nach Möglichkeit sind alle Rechnungsbelege auf den Namen der Jade Hochschule auszustellen. Auch Belege, die bereits auf den Namen der Jade Hochschule ausgestellt sind, können nicht im Zuge einer Auslagenerstattung an den/die Bedienstete/n ausgezahlt werden.
Begründete Ausnahmefälle sind nicht: Kauf von Tonerkartuschen, Druckerpapier, Mobilfunkgeräte, Büromaterialien, Mitgliedsbeiträge, Computer und dergleichen.
In diesem Zusammenhang soll auch das erhöhte Bestellaufkommen bei Amazon nicht unerwähnt bleiben. Auch hier gilt die zuvor beschriebene Regelung, dass dienstliche Bestellungen stets im Namen der Hochschule unter Angabe der Umsatzsteuer-ID der Jade Hochschule beauftragt werden. Falls Sie dienstliche Aufträge an Amazon vergeben möchten und noch keinen Zugang zu einem Unternehmenskonto bei Amazon haben, wenden Sie sich bitte an die Abteilung Beschaffung und Vergabe, Frau Silvia Fehners oder Herr Dino Schmidt, um weitere Informationen zur korrekten Vorgehensweise zu erhalten. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass falsch ausgestellte Rechnungen nicht bearbeitet und unbezahlt an Sie zurückgegeben werden.
Im Zuge der Neufestsetzung unserer Beschaffungsrichtlinie weisen wir bereits vorab daraufhin, dass o. a. Sachverhalte fester Bestandteil dieser Richtlinie wird.
Wir bitten um Beachtung und Berücksichtigung vor dem Eingehen von Verpflichtungen. Für Fragen in diesem Zusammenhang stehen Ihnen die Kolleginnen des Dezernats 2 Finanzen und Controlling (Abteilung Finanzbuchhaltung und Abteilung Beschaffung und Vergabe) gerne zur Verfügung.