Für Beschäftigte

Mit dem Start des Vorlesungsbetriebs im Wintersemester 2020/21 erfolgt der Dienstbetrieb auch an der Jade Hochschule in „hybrider Form“. Dies bedeutet, dass neben dem notwendigen Präsenzbetrieb auch weiterhin möglichst viele Dienstaufgaben im Homeoffice/in Telearbeit/durch mobiles Arbeiten erbracht werden. Aufgrund der grundsätzlich unveränderten Situation wird es daher auch in diesem Wintersemester zu einigen unvermeidlichen Einschränkungen in Lehre, Forschung, Dienstleistung und Verwaltung kommen. Alle Beschäftigten sind gebeten auch weiterhin die pandemiebedingten Beeinträchtigungen für den Lehr-, Forschungs- und übrigen Dienstbetrieb so gering wie möglich zu halten.

Geschützter Präsenzbetrieb

Das Präsidium empfiehlt möglichst alle Zusammenkünfte weiterhin online durchzuführen. Grundsätzlich ist die Durchführung von Lehrveranstaltungen, Besprechungen und Sitzungen in „geschützter Präsenz“ in unter Beachtung des Hygienekonzeptes grundsätzlich wieder erlaubt. Die wichtigsten Regeln: ein Mindestabstand von 1,5 Metern und eine Maskenpflicht auf allen öffentlichen Flächen wie Flure, Toiletten und Treppen. Aufzüge sind immer nur einzeln zu nutzen. Ausnahmegenehmigungen für die Maskenpflicht können für Personen mit körperlichen/gesundheitlichen Einschränkungen durch den Betriebsarzt auf Antrag erfolgen. Keine Maskenpflicht besteht, soweit kein Personenkontakt erfolgt bzw. erfolgen kann. Beispiel: Einzelarbeit in Büros.

Bei Arbeit im Einzelbüro mit Personenkontakt und/oder Arbeit in Gruppen in einem Raum ist auf die vollständige Einhaltung der Hygienevorgaben zu achten. Falls dies die jeweilige Räumlichkeit nicht zulässt, sind organisatorische Regelungen seitens der Leitung der Organisationseinheit notwendig, z.B. alternierendes Arbeiten im Schichtbetrieb in Präsenz und Homeoffice an unterschiedlichen Wochentagen. Beispiel: Ein „gewöhnliches“ Doppelbüro mit einer Grundfläche unter 20 m² darf nicht von zwei Personen gleichzeitig genutzt werden – sowohl die Abstandswahrung als auch die notwenige Luftqualität können hier regelhaft nicht sichergestellt werden

Dienstliche Tätigkeiten, die zwingend ein Unterschreiten des Mindestabstands von 1,5 Metern erfordern, sind untersagt. Diese können unter detaillierter schriftlicher Darlegung des Aufgabenvollzugs von der Hochschulleitung auf Antrag der Leitung der Organisationseinheit genehmigt werden; hier ist regelhaft die Erstellung einer individuellen Gefährdungsbeurteilung und eines Hygienekonzeptes notwendig.

Dienstunfähigkeit

Sind Beschäftigte an dem Corona-Virus erkrankt, haben sie dem Dienst fernzubleiben. Wenn sie aufgrund des Verdachts einer Erkrankung mit dem Corona-Virus durch ärztliche Anordnung oder durch Anordnung des Gesundheitsamtes unter Quarantäne gestellt sind, dürfen sie den Campus und die Gebäude der Hochschule ebenso nicht betreten; in diesem Fall haben sie ihren Dienst - soweit möglich und in Abstimmung mit ihren Vorgesetzten - durch häusliches Arbeiten (Homeoffice) zu erbringen.

Ergänzende Hinweise für Beamt_innen:

Bleiben Beamt_innen wegen Krankheit dem Dienst fern, haben sie dies der Dienststelle unter Hinweis auf die voraussichtliche Dauer unverzüglich anzuzeigen. Dauert die Dienstunfähigkeit länger als fünf Arbeitstage, ist eine ärztliche Bescheinigung dem Dezernat Personal (Abteilung Beamtenteam) vorzulegen. Näheres hierzu findet sich unter folgenden Links:

Dienstrechtliche Hinweise zum Umgang mit dem Corona-Virus

Dienstrechtliche Hinweise zum Umgang mit dem Corona-Virus; Sonderurlaub zur Betreuung eines Kindes

Ergänzende Hinweise für Tarifbeschäftigte

Bleiben Tarifbeschäftigte wegen Krankheit dem Dienst fern, haben sie dies der Dienststelle unter Hinweis auf die voraussichtliche Dauer unverzüglich anzuzeigen. Dauert die Dienstunfähigkeit länger als fünf Arbeitstage, ist eine ärztliche Bescheinigung dem Dezernat Personal (Abteilung Tarifpersonal) vorzulegen. Näheres hierzu findet sich unter folgendem Link: Arbeits- und Tarifrechtliche Hinweise zum Umgang mit dem Corona-Virus.

Tätigkeiten im Homeoffice

Weitere Hinweise für alle Beschäftigten (mit Ausnahme der Professor_innen)

Die individuellen Optionen von Homeoffice hinsichtlich möglicher Tätigkeiten und deren Realisierung sind mit der/dem Vorgesetzen abzustimmen.

Bei der Identifizierung der Tätigkeiten können auch in absehbarer Zukunft anstehende Aufgaben vorgezogen werden, sofern aktuelle Aufgaben nicht aus dem Homeoffice realisiert werden können.

Die Personalvertretung hatte der individuellen Vereinbarung von Telearbeit – umgesetzt durch die grundsätzliche Entscheidung des Präsidiums zur ganz überwiegenden Erbringung der Arbeitsleistung im Homeoffice - zunächst bis einschließlich 18. April 2020 pauschal zugestimmt. Diesen Beschluss hat die Personalvertretung am 6. Mai 2020 auf den Zeitraum bis zum 31. Dezember 2020 ausgedehnt. Alle Regelungen für das Arbeiten im Homeoffice gelten grundsätzlich daher bis auf Weiteres.

Ungeachtet dessen sind alle Beschäftigten auch weiterhin verpflichtet, ihre Arbeitszeit zu erfassen und – in Abstimmung mit ihren Vorgesetzen – ihre Arbeit darüber hinaus ggf. auch inhaltlich und zeitlich zu dokumentieren, sofern sich der Nachweis nicht aus den Tätigkeiten selbst ergibt.

Der Zugriff auf die Zeiterfassung ist - soweit notwendig - über einen Link jederzeit möglich. Die Arbeitszeiten sind von den Beschäftigten täglich direkt im System zu buchen.

Ungeachtet dessen kann es aufgrund der besonderen Bedingungen der Tätigkeitswahrnehmung im Homeoffice ggf. zu einer Unterschreitung der wöchentlichen Regelarbeitszeit kommen. Sollte es zu einem Anwachsen der Minusstunden bei der Unterschreitung der Regelarbeitszeit kommen, wird mit den jeweiligen Vorgesetzten abgestimmt, wie hiermit umgegangen werden soll. Zugleich informieren die betreffenden Beschäftigten die Personalabteilung über die mit der/dem Vorgesetzen diesbezüglichen verabredeten Maßnahmen.

Fort- und Weiterbildung

Wir möchten darauf hinweisen, dass die Erbringung der Arbeitsleistung im Homeoffice jenseits der Regelaufgaben auch durch persönliche Fort- und Weiterbildung erbracht werden kann. Hierzu bedarf es folgende Regelungen:

  • Abstimmung des persönlichen Bedarfs mit der/dem Vorgesetzten
  • Bei der Nutzung von kostenpflichtigen Angeboten: Abstimmung der Finanzierung zwischen Bediensteten/Vorgesetzten/Personalentwicklung
  • Evtl. Schließung eines Fort- und Weiterbildungsvertrages
  • Nach Abschluss der Qualifizierungsmaßnahme Vorlage der Teilnahmebescheinigung/Zertifikat etc. an die Personalentwicklung
  • Anzeige der Maßnahme und Nachweis an die Personalabteilung erfolgt durch die Personalentwicklung

Risikogruppen

Regelungen für Angehörige von Risikogruppen:

Grundlage für die Vorgaben der Hochschulleitung zur Festlegung der Wahrnehmung von Dienstaufgaben in Präsenz durch Beschäftige, die der Risikogruppe angehören, ist die Priorisierung der Fürsorgepflicht („zugewandt“) gegenüber der Durchsetzung der Wahrnehmung von Dienstpflichten in Präsenz. Soweit es aus organisatorisch-technischen Gründen (Zuständigkeit der Hochschule) möglich ist, sollten Angehörige der Risikogruppe auch weiterhin möglichst alle Dienstgeschäfte aus dem Homeoffice wahrnehmen.

Bei der Wahrnehmung von Dienstaufgaben in geschützter Präsenz durch Beschäftigte die der Risikogruppe angehören sind die Vorgaben des Hygienekonzeptes strikt einzuhalten. Die Wahrnehmung von Aufgaben in Präsenz kann in diesem Fall jedoch nur auf Basis eines dokumentierten Einvernehmens erfolgen.

Beschäftigte die der Risikogruppe angehören dürfen bis auf Weiteres aus Gründen der Fürsorge nicht mit körpernahen (Unterschreitung der 1,5 Meter Abstand) und/oder zeitlich längerem (länger als 15 Minuten) Aufgaben mit Personenkontakt eingeplant bzw. eingesetzt werden.

Wollen Beschäftige die der Risikogruppe angehören von sich aus Ihren Dienst in Präsenz in der Hochschule vor der allgemeinen Freigabe durch die Hochschulleitung wiederaufnehmen oder fortführen, ist dies gegenüber der Hochschulleitung schriftlich per (E-Mail) anzuzeigen, je nach Beschäftigungsart beim Beamtenteam oder beim Team für das Tarifpersonal bei gleichzeitiger Information an die Leitung der Organisationeinheit, Dekan bzw. Präsidiumsmitglied.

Zur Risikogruppe gehören:

1. Beschäftigte mit Vorerkrankungen

Insbesondere bei nachfolgenden Vorerkrankungen besteht – unabhängig vom Lebensalter – grundsätzlich ein erhöhtes Risiko für einen schwereren Krankheitsverlauf bei einer Infektion mit dem Corona-Virus (COVID-19):

  • Therapiebedürftige Herz-Kreislauf-Erkrankungen (z.B. koronare Herzerkrankung, Bluthochdruck)
  • Erkrankungen der Lunge (z.B. COPD, Asthma bronchiale)
  • Chronische Lebererkrankungen
  • Nierenerkrankungen
  • Onkologische Erkrankungen
  • Diabetes mellitus
  • Geschwächtes Immunsystem (z.B. auf Grund einer Erkrankung, die mit einer Immunschwäche einhergeht oder durch regelmäßige Einnahme von Medikamenten, die die Immunabwehr beeinflussen und herabsetzen können, wie z.B. Cortison).

Der Nachweis der Zugehörigkeit zu dieser Risikogruppe erfolgt durch Vorlage eines ärztlichen Attestes des/r Beschäftigen, bei Schwerbehinderten und/oder gleich Gleichgestellten entfällt die Vorlage des Attestes, gegenüber der Hochschulleitung (je nach Beschäftigungsart beim Beamtenteam oder beim Team für das Tarifpersonal) über die Leitung der Organisationeinheit (Dekan bzw. Präsidiumsmitglied). Die Art der Vorerkrankung ist aus Gründen des Datenschutzes nicht anzugeben.

Bei bestehenden Unsicherheiten über das (mögliche) Vorhandensein einer Vorerkrankung kann (zunächst) auch betriebsärztlicher Rat eingeholt werden.

2. Beschäftigte, die das 60. Lebensjahr vollendet haben

Diese Beschäftigten müssen keinen Nachweis erbringen, da das Alter der Dienststelle bekannt ist.

3. Beschäftige mit Schwerbehinderungen und Gleichgestellte

Auch die Schwerbehinderten und Gleichgestellten benötigen kein (zusätzliches) Attest, wenn die Schwerbehinderung bzw. die Gleichstellung bei der Personalabteilung bekannt ist.

4. Pflegebedürftige Angehörige mit Vorerkrankungen

Beschäftigte, die dieser Gruppe angehören, erbringen den Nachweis der Betreuung eines vorerkrankten Angehörigen durch eine schriftliche Erklärung (per E-Mail) gegenüber der Hochschulleitung (je nach Beschäftigungsart beim Beamtenteam oder beim Team für das Tarifpersonal) bei gleichzeitiger Information an die Leitung der Organisationeinheit (Dekan bzw. Präsidiumsmitglied). Die Art der Vorerkrankung des Angehörigen ist aus Gründen des Datenschutzes nicht anzugeben.

5.Schwangere Beschäftigte

Aus arbeitsmedizinischen Gründen dürfen schwangere Beschäftigte bis auf Weiteres nicht im Präsenzbetrieb eingesetzt werden. Die Regelungen zum Homeoffice gelten entsprechend.

Betreuungspflichten

Abwesenheit vom Dienst aufgrund von Betreuungspflichten, insbesondere bei Kindern unter 14 Jahren (Aktualisierung, Stand 31.08.2020):

Grundsätzlich gelten die rechtlichen Vorgaben zur Beantragung von Dienstbefreiung aufgrund der Wahrnehmung von Betreuungspflichten auch weiterhin. Ergänzend zu diesen allgemeinen Vorgaben gilt bis auf weiteres folgendes:

  • Bei Kindern im Vorschulalter und in Abhängigkeit von den jeweiligen aktuellen Regelungen des Bundeslandes des Hauptwohnsitzes bzgl. der Regelbetreuungsangebote (insbes. Kitas) werden auf Antrag (per E-Mail) der/des Beschäftigten an die Hochschulleitung (über den Dienstweg, je nach Beschäftigungsart beim Beamtenteam oder beim Team für das Tarifpersonal) bei gleichzeitiger Information der/des Fach-Vorgesetzte_n sowie der Leitung der Organisationeinheit (Dekan bzw. Präsidiumsmitglied) temporäre Freistellungen vom Präsenzdienst erteilt.
  • Bei Kindern im Schulalter vor Erreichen des 14. Lebensjahres gelten die Regelungen wie für Kinder im Vorschulalter in Abhängigkeit von den jeweiligen Regelungen des Bundeslandes des Hauptwohnsitzes bzgl. der Schulbetriebs (insbes. Grundschulen). Auch hier werden auf Antrag (per E-Mail) der/des Beschäftigten an die Hochschulleitung (über den Dienstweg, je nach Beschäftigungsart beim Beamtenteam oder beim Team für das Tarifpersonal) bei gleichzeitiger Information der/des Fach-Vorgesetzte_n sowie der Leitung der Organisationeinheit (Dekan bzw. Präsidiumsmitglied) temporäre Freistellungen vom Präsenzdienst erteilt.
  • Bei Kindern jenseits des 14. Lebensjahrs besteht grundsätzlich kein Anspruch auf eine Befreiung vom Präsenzbetrieb. Anträge auf Ausnahmegenehmigungen (z.B. Kinder mit Handicap) bedürfen eines begründeten Antrags (per E-Mail) der/des Beschäftigten an die Hochschulleitung (über den Dienstweg, je nach Beschäftigungsart beim Beamtenteam oder beim Team für das Tarifpersonal) bei gleichzeitiger Information der/des Fach-Vorgesetzte_n sowie der Leitung der Organisationeinheit (Dekan bzw. Präsidiumsmitglied) temporäre Freistellungen vom Präsenzdienst erteilt.
  • Alleinerziehende: Für Alleinerziehende können von den oben genannten Regelungen auf „begründeten Antrag“ Ausnahmegenehmigungen erteilt werden. Nähere Auskünfte erteilt die Gleichstellungsstelle.

Urlaub

Urlaubsreisen in Risikogebiete (Stand: 31.08.2020):

Bei Urlaubsreisen ins Ausland bitte beachten: Wenn absehbar ist, dass Beschäftigte nach einem Auslandsurlaub in Quarantäne gehen müssen (z.B. nach einem Urlaub in aktuellen Risikogebieten), muss vorher mit der Führungskraft geklärt werden, ob die Arbeit während der Quarantänezeit von zu Hause erledigt werden kann. Falls nicht, muss für die Quarantänezeit Urlaub, Zeitausgleich oder unbezahlter Urlaub genommen werden.

Wenn vor dem Urlaub nicht absehbar ist, dass Beschäftigte im Urlaub oder nach der Rückkehr in Quarantäne gehen müssen und das Arbeiten von zu Hause während der Quarantänezeit nicht möglich ist, besteht ein Anspruch auf Fortzahlung der Bezüge. Die Unmöglichkeit des Arbeitens von zu Hause kann dabei nur durch die wahrzunehmende Tätigkeit oder durch besondere Umstände (z.B. eine Quarantäne im Ausland) begründet werden.

Dienstrechtliche Hinweise - Ergänzung Urlaubsreisen

Tarifrechtliche Hinweise - Auslandsreisen

Bereits genehmigter Erholungsurlaub oder andersartige Freistellungen (Aktualisierung, Stand: 31.08.2020):

Bereits genehmigte Erholungsurlaube oder andersartige Freistellungen bleiben grundsätzlich gültig.

Vor der Wahrnehmung bereits geplanter oder gebuchter Urlaubsreisen ins Ausland bzw. in ein besonders betroffenes Gebiet im Inland wird ausdrücklich gewarnt. Die Reisewarnungen bzw. Reisehinweise des RKI und des AA sind insoweit zu beachten.

Dienstrechtlicher Hinweis für Beamte: Eine gleichwohl angetretene Urlaubsreise in ein oben genanntes Land oder Gebiet, die zu einer Infektion mit dem Corona-Virus führt, kann einen Verstoß gegen die beamtenrechtliche Pflicht zur Gesunderhaltung darstellen und ggfs. eine disziplinarrechtliche Verfolgung nach sich ziehen. Hinweis für Tarifbeschäftigte: Besuchen Tarifbeschäftigte oben genannte Land bzw. Gebiet, so tragen sie das alleinige Risiko (z.B. Erkrankung, Quarantänemaßnahmen vor Ort, Rückreisehindernisse).

Sollten Sie aufgrund der zwischenzeitlich erlassenen bundesweiten Maßnahmen und Reiseempfehlungen (insbes. für das Ausland) Ihre Urlaubsplanungen ändern wollen, beantragen Sie bitte eine Stornierung bzw. Verschiebung des bereits beantragten und/oder bereits genehmigten Erholungsurlaubs. Das Präsidium sichert Ihnen zu, dass diesen Anträgen bei Kurzurlauben bis zu 5 Tagen ohne Einforderung einer Begründung entsprochen werden wird. Bei längeren Erholungsurlauben wird das Präsidium diesen Anträgen nur dann ohne Einforderung einer Begründung entsprechen, wenn zugleich von der/dem Antragsteller_in dargelegt wird, wie der Urlaubsanspruch – insbesondere, soweit vorhanden, aus dem Vorjahr – wahrgenommen werden soll.

Weiterhin gilt die Empfehlung, Urlaub vorrangig in der vorlesungsfreien Zeit zu nehmen. Zudem weisen wir vorsorglich darauf hin, dass bei einer Verschiebung und entsprechenden Neubeantragung des Erholungsurlaubs den Erfordernissen des voraussichtlich noch im Frühherbst dieses Jahrs wieder startenden Lehrbetrieb Rechnung getragen werden muss, und es ggf. zur Ablehnung von Urlaubsanträgen für Zeiten des Vorlesungsbetriebs kommen kann. Zudem sei auf die Verfallgrenzen des Urlaubsanspruchs aus Vorjahren hingewiesen (Tarifpersonal: 30. September 2020, Beamte: 31. März 2021 bei Urlaub aus 2019).

Für Beamte: Hinweise zur Verlängerung der Übertragungszeitraum für den Erholungsurlaub 2019 (vom 15. Juli 2020, Nds. GVBl. S. 255) vom 15. Juli 2020

Dienstreisen

Studienortfahren, Dienstreisen und Exkursionen (Aktualisierung, Stand: 31.08.2020):

Fahrten zwischen den Studienorten und regelmäßige kurze regionale Dienstreisen - für die häufig bis regelhaft eine Dauerdienstreisegenehmigung vorliegt - sind bereits seit Juni bis auf Weiteres wieder erlaubt, d.h. die Dauerdienstreisegenehmigungen werden wieder in Kraft gesetzt. Bitte informieren Sie Ihre/n Vorgesetzten über diese Reise und beachten Sie bei der Benutzung des Dienstfahrzeugs auch die Vorgaben im Hygienekonzept. Für die Leitungen von Organisationseinheiten, Dekane und Präsidiumsmitglieder gelten diese Regelungen analog mit der Maßgabe, dass für sie keine Anzeigepflicht besteht.

Reisen und Exkursionen im Inland und Ausland

Bereits vor geraumer Zeit wurden alle vormals erteilten Genehmigungen für Reisen und Exkursionen – Reisebeginn vor dem 01.09.2020 - zurückgenommen. Von den dienstlich verursachten Reisen werden auch weiterhin und bis auf Weiteres nur jene genehmigt, die aufgrund sachlicher Erwägungen zwingend notwendig sind. Reisen und Exkursionen ins Ausland werden bis auf Weiteres vom Präsidium regelhaft nicht genehmigt. Dies gilt bezogen auf Flugreisen auch für Inlandsflüge.

Eine Genehmigung erfolgt bereits seit Juni wieder nach dem üblichen Verfahren nur das die Genehmigung ggf. auch davon abhängig zu machen ist, ob bei der Durchführung auf öffentliche Verkehrsmittel verzichtet werden kann. Alle Reisen sind jedoch von den Antragsteller_innen – aufgrund der Zurücknahme erteilter Genehmigungen auch im Wiederholungsfalle – mit einer Begründung für die zwingende Durchführung - zu beantragen. Bei der Genehmigung ist durch die/den Vorgesetzten auch zu berücksichtigen, ob die/der Dienstreisende einer besonders gefährdeten Risikogruppe angehört.

Absage und Stornierung von Reisen und Exkursionen

Falls eine Reise oder Exkursion (und ggf. eine damit verbundene Teilnahme an einer Veranstaltung) abgesagt wurde oder noch wird, gilt bezüglich der Folgekosten folgendes:

Alle Beteiligten sind gehalten, die Folgekosten einer Stornierung möglichst gering zu halten (z.B. durch frühzeitige Stornierung). Das Vorgehen ist schriftlich zu dokumentieren, eine kurzfristige Absage sollte entsprechend begründet werden. Bei Einhaltung der vorgenannten Entscheidungskette gilt laut niedersächsischem Reisekostenrecht folgender Grundsatz: Absage aufgrund von „Höherer Gewalt“. In diesem Fall übernimmt die Jade Hochschule die Kosten.

Hinweise für Reiserückkehrer_innen (In- und Auslandsreisen, Aktualisierung, aktueller Stand: 31.08.2020):

Nach Rückkehr von einer Reise (ungeachtet ob eine Dienstreise oder eine privat veranlasste Reise) aus einem besonders betroffenen Gebiet im In- oder Ausland (Veröffentlichung des RKI und ECDC laut § 5 Niedersächsische Corona Verordnung vom 22.05.2020)

hat die/der Reiserückkehrer_in die/den Vorgesetzte_n von der Reise zu informieren, darf er/sie die Gebäude der Hochschule für 14 Tage nicht betreten noch darf er/sie in anderer Weise persönlicher Kontakt zu Kolleg_innen (jenseits von Telefon, E-Mail, Videokonferenz etc.) aufnehmen und muss in dieser Zeit von zuhause aus arbeiten.

Hochschulsport

Die Sportausübung im Freien ist unter Einhaltung insbesondere folgender Hygieneregeln ab sofort wieder zulässig:

Soweit diese kontaktlos zwischen den beteiligten Personen erfolgt, ein Abstand von mindestens 2 Metern jeder Person zu jeder anderen beteiligten Person, die nicht zum eigenen Hausstand gehört, jederzeit eingehalten wird, und Hygiene- und Desinfektionsmaßnahmen, insbesondere in Bezug auf gemeinsam genutzte Sportgeräte, durchgeführt werden.

Die Durchführung von gemeinsamen Sportkursen in den Gebäuden der Jade Hochschule ist auch weiterhin nicht möglich.