Digital-Lenkungsgruppe

Die Digital-Lenkungsgruppe beschäftigt sich mit den aktuell stattfindenden und zukünftig angeregten Vorhaben im Digitalisierungsbereich. Sie bereitet die Entscheidung des Präsidiums über Prioritäten hinsichtlich der Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben vor. Dabei wird berücksichtigt, welcher Workload für die ausführende Ebene verkraftbar erscheint, wie komplex das Vorhaben ist, und welche Kosten entstehen könnten.

Außerdem wird jeweils festgelegt, wo der Schwerpunkt des Vorhabens liegt (Technik, Organisation, Mensch) und wer damit folgerichtig als Treiber für das Vorhaben fungieren soll. Zum Beispiel für eher technisch orientierte Vorhaben wird das Ressort der Vizepräsidentin für Internationalisierung, Digitalisierung, Mediensysteme als Treiber agieren, für anders orientierte Vorhaben werden je nach Verantwortungsbereich, die Ressorts des Hauptberuflicher Vizepräsident für Personal, Finanzen und Liegenschaften, des Vizepräsident für Studium und Lehre oder des Vizepräsidenten für Forschung, Third Mission, Gleichstellung diese Funktion übernehmen.

Berücksichtigt werden Vorhaben, die über die Mitarbeiterbefragung im Rahmen der Digitalisierungstrategie eingebracht wurden. Auch andere Anregungen, z. B. von gesetzlicher Seite können bzw. müssen berücksichtigt werden.

Ziel von Digitalisierungsprojekten ist die Umwandlung traditioneller, manueller Prozesse in effizientere, digitale Prozesse unter Verwendung von Technologien wie Automatisierung, Datenanalyse und künstlicher Intelligenz.

Die Digitalisierung eines Prozesses wie der papierbasierten Rechnungsstellung könnte beispielsweise die Automatisierung der Dateneingabe, die Verwendung von Cloud-Speichern für die Aufbewahrung von Unterlagen und die Verwendung von elektronischen Signaturen für schnellere Genehmigungen beinhalten. Dies führt zu verbesserten Arbeitsabläufen, weniger Fehlern und einer besseren Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten.