Finanzen und Controlling: Formulare, Vordrucke

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Beschaffung (F-B-...)

Vorgaben und Hinweise Nr. Bezeichnung Stand
Basisinformation F-B-1 Vorgaben zur ordnungsgemäßen Abwicklung einer Beschaffung 01.12.2025
  Richtlinien zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung Aktuell
DV-Beschaffung Jede DV-Beschaffung muss vorab mit dem Hochschulrechenzentrum abgestimmt werden. Bitte wenden Sie sich unter Nennung Ihres Bedarfes an die Kolleg_innen des HRZ. Nur so kann die Kompatibilität und Einsetzbarkeit der zu beschaffenden Hard-/Software im Netzwerk gewährleistet werden. Aktuell
Rahmenvereinbarungen Rahmenvereinbarungen müssen vorrangig genutzt werden. Nur in begründeten Ausnahmefällen kann davon abgewichen werden. Aktuell
Auslagenerstattung Rechnungen müssen auf die Jade Hochschule ausgestellt sein, andernfalls erfolgt grundsätzlich keine Erstattung – Ausnahmen siehe „Merkblatt Auslagenerstattung“.
Beschaffungen über Amazon sind zwingend über das Businesskonto der Jade Hochschule abzuwickeln.		 01.07.2025
Wertgrenze Nr. Bezeichnung Stand
Beschaffung ab 0,01 € bis 4.999,99 € (netto): Direktauftrag ohne Pflicht zur Mitzeichnung der Abteilung Beschaffung und Vergabe Prozess „Beschaffung ab 0,01 € bis 4.999,99 (netto)“ durchführen (Direktauftrag ohne Mitzeichnungspflicht) 06.03.2026
  Optional: Aufforderung zur Angebotsabgabe als Textvorschlag (E-Mail-Vorlage) 01.12.2025
Beschaffung ab 5.000,00 € bis 19.999,99 € (netto): Direktauftrag mit Pflicht zur Mitzeichnung der Abteilung Beschaffung und Vergabe Prozess "Beschaffung ab 5.000 € bis 19.999,99 € (netto)"durchführen (Direktauftrag mit Mitzeichnungspflicht 06.03.2026
  F-B-6a Beschaffungsnanzeige (ab. 5.000,00 € bis 19.999,99 € netto als Direktauftrag) (.pdf) 01.12.2025
  Optional: Aufforderung zur Angebotsabgabe als Textvorschlag (E-Mail-Vorlage) 01.12.2025
Beschaffung ab 20.000,00 € bis 215.999,99 € (netto), nationale Vergabeverfahren Prozess "Beschaffung ab 20.000 € bis 215.999,99 € (netto) durchführen" 06.03.2026
  F-B-8a Beschaffungsantrag (ab 20.000,00 € netto im förmlichen Verfahren) (.pdf) 01.12.2025
 

F-B-8b
F-F-8b-ff

Leistungsbeschreibung (Anlage zum Beschaffungsantrag im förmlichen Verfahren) (.pdf)
Leistungsbeschreibung (Zusatzblatt) (.pdf)

Bitte beachten Sie die folgenden Hinweise für das Sperren von Formularfeldern und Speichern des pdf-Formulars vor Übergabe an Dritte:

Anleitung zum Sperren der Felder für die Leistungsbeschreibung (.pdf)

01.12..2025

 

 
Beschaffung ab 216.000,00 € (netto), EU-weite Vergabeverfahren Prozess "Beschaffung ab 216.000 € (netto) durchführen" 06.03.2026
  F-B-9a Beschaffungsantrag (ab 216.000 €netto im EU-weiten Vergabeverfahren) (.pdf) 01.12.2025
  F-B-8b Leistungsbeschreibung (Anlage zum Beschaffungsantrag im förmlichen Verfahren) (.pdf)
Leistungsbeschreibung (Zusatzblatt) (.pdf)		 01.12.2025
Bestehende Rahmenvereinbarungen Nr. Bezeichnung Stand
  F-B-12 Erstellung und Lieferung von Printmedien - Rahmenvereinbarung (.pdf) 01.01.2023
  F-B-13 Dell - Rahmenvertrag  (.pdf) 09.03.2010
  F-B-13a Dell - Landesrahmenvereinbarung (Storage-Systeme) (.pdf) 05.12.2023
  F-B-15a Graphik-Design - Rahmenvereinbarung (.pdf) 01.03.2016
  F-B-15b Graphik-Design – Leistungsverzeichnis (.pdf) 01.03.2016
  F-B-18 Cancom/GWDG-Rahmenvertrag für Apple-Produkte (.pdf) 17.04.2015
  F-B-18a Rahmenvertrag zwischen GWDG und Cancom (.pdf) 20.01.2015
  F-B-19 Kleen - Rahmenvertrag (.pdf) k. A.
  F-B-20 Heiber Druckerei - Rahmenvertrag (.pdf) 18.11.2022
Werkverträge Nr. Bezeichnung Stand
  F-B-5 Werkvertrag (.pdf) 06.03.2025
  F-B-5a Ablaufplan und Checkliste zum Werkvertrag (.pdf) 08.03.2024
  F-B-5b Abschluss Werkvertrag - Definition und Verfahrensablauf (.pdf) 08.03.2024
Interne Formulare Nr. Bezeichnung Stand
  F-B-4 Stellungnahme HRZ (bei DV-Beschaffung) (.pdf) 01.12.2025
    Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) Aktuell
  F-8-8d Beschaffungsauftrag (ab 20.000 € netto) (.pdf) 01.12.2025
  F-8-9b Beschaffungsauftrag (ab 216.000 € netto) (.pdf) 01.12.2025
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Controlling (F-C-...)

Dritt- und Sondermittel (F-D-...)

Nr. Bezeichnung Stand
  Um ein Word-Dokument (.docx) bearbeiten zu können, speichern Sie es bitte zuerst auf Ihrem Laufwerk ab.  
Drittmittel
  Drittmittelrichtlinie (.pdf) 02.03.2023
F-D-1 Antrag auf Auszahlung einer Lehr- oder Forschungszulage (.pdf) 04.05.2023
Studienqualitätsmittel
F-D-6a Antrag Studienqualitätsmittel Cluster 2 Hochschulleitung (.pdf) 02.11.2023
F-D-6b Verwendungsnachweis Studienqualitätsmittel Cluster 2 (.pdf) 15.01.2019
  Richtlinie über die Verausgabung der Studienqualitätsmittel an der Jade Hochschule (.pdf) 10.05.2019
  Richtlinie zur Gewährung von Studienqualitätsmitteln (VORIS-Link) aktuell
Groß- und Forschungsgeräte
  Großgeräte der Länder inkl. Beiblätter, Hinweise und Merkblätter 

Hinweis!
Formulare und Merkblätter filtern nach: 
Programme "Großgeräte der Länder"
-- danach erscheint die Anzeige der Nummern 21.11 bis 21.20a		 aktuell
  Forschungsgroßgeräte inkl. Beiblätter und Merkblätter 

Hinweis!
Formulare und Merkblätter filtern nach: 
Programme "Forschungsgroßgeräte"
-- danach erscheint die Anzeige der Nummern 10.202 und 21.1 bis 21.12		 aktuell
  zurück zu Dritt- und Sondermittel  

Finanzbuchhaltung (F-F-...)

Bereich Nr. Bezeichnung Stand
Dozentenvertrag    
  F-F-1a Vereinbarung über Dozententätigkeit (.pdf) 17.10.2025
  F-F-1b Vertrag über Dozententätigkeit mit Unternehmen (.pdf) 17.10.2025
  F-F-1c Abrechnung einer Dozententätigkeit (.pdf) 17.10.2025
Gastvortrag    
  F-F-2 Vereinbarung und Rechnung für Gastvortrag (.pdf) 17.10.2025
Exkursionen    
  F-F-3a Ersetzt durch: Richtlinie zur Durchführung und Abrechnung von Exkursionen (.pdf) 18.06.2025
    Exkursion-Anlage 01: Abrechnung von Exkursionen (.pdf) 17.10.2025
    Exkursion-Anlage 02: Verzicht auf Geltendmachung von Schadenersatzforderungen (.pdf) 17.10.2025
  F-F-3b Antrag auf Genehmigung einer Exkursion(.pdf) 17.10.2025
  F-F-3c Jugendherbergskarte(.pdf) 12.02.2026
Eingangsrechnungen  
  F-F-9 Begleitzettel Kreditoren (.pdf) 17.10.2025
  F-F-10 Anweisung über Pflichtangaben in Eingangs- und Ausgangsrechnungen (.pdf) 17.10.2025
  F-F-15b Aufwandsentschädigung/Reisekosten für externe Mitglieder in
Berufungskommissionen - Präsenz-Sitzungen (.pdf)		 17.10.2025
  F-F-15c Antrag auf Sitzungsgeld zzgl. Fahrt- und Übernachtungskosten für externe Mitglieder im Hochschulrat/Lenkungsausschuss (.pdf) 17.10.2025
  F-F-15d Antrag auf Erstattung der Fahrtkosten für studentische Mitglieder in den Hochschulgremien (.pdf) 17.10.2025
  F-F-15e Aufwandsentschädigung für externe Mitglieder in Berufungskommissionen - Online-Sitzungen (.pdf) 17.10.2025
  F-F-16 Auslagenerstattung (.pdf) 17.10.2025
    Merkblatt zur Auslagenerstattung (.pdf) 01.07.2025
  F-F-16a Auslagenerstattung Brille (.pdf) 17.10.2025
  F-F-18

Geschenkaufwendung (.pdf)

 17.10.2025
  F-F-19

Bewirtungsaufwendung (.pdf)

 17.10.2025
    Handlungsanleitung Bewirtungs- und Repräsentationsausgaben (.pdf) 01.11.2023
  F-F-20 Antrag sonst. Vorschuss (.pdf) 17.10.2025
  F-F-20a Abrechnung sonst. Vorschuss (.pdf) 17.10.2025
  F-F-21 Teilnehmerliste (.docx) 17.10.2025
Ausgangsrechnungen
Weitere Formularmöglichkeiten können Sie beim Formularservice anfordern		  
  F-F-10 Anweisung über Pflichtangaben in Eingangs- und Ausgangsrechnungen (.pdf) 17.10.2025
  F-F-10a

Ausgangsrechnung (.pdf)
Ausgangsrechnung (.docx)

 17.10.2025
17.10.2025
  F-F-10b

Ausgangsrechnung mit 19 % USt (.pdf)
Ausgangsrechnung mit 19 % USt (.docx)
Ausgangsrechnung mit 7 % USt (.pdf)
Ausgangsrechnung mit 7 % USt (.docx)

 17.10.2025
17.10.2025
17.10.2025
17.10.2025
  F-F-10c

Ausgangsrechnung englisch (.pdf)
Ausgangsrechnung englisch (.docx)

 17.10.2025
17.10.2025
Gutschriften  
  F-F-10d Rechnungskorrektur (.pdf)
Rechnungskorrektur (.docx)		 17.10.2025
17.10.2025
  F-F-10e Rechnungskorrektur mit 19 % USt (.pdf)
Rechnungskorrektur mit 19 % USt (.docx)
Rechnungskorrektur mit 7 % USt (.pdf)
Rechnungskorrektur mit 7 % USt (.docx)		 17.10.2025
17.10.2025
17.10.2025
17.10.2025
Spende, Sponsoring  
  F-F-11 Merkblatt zu Sponsoring und Spenden (.pdf) 17.10.2025
  F-F-12 Anzeige einer Geldspende und Antrag auf Ausstellung einer Zuwendungsbestätigung(.pdf) 17.10.2025
  F-F-13 Formblatt Sachspende (.pdf) 17.10.2025
  F-F-14 Formblatt Sponsoring (.pdf) 17.10.2025
  F-F-14a Sponsoringvertrag (.pdf) Muster, Pflicht ab 500,00 € 17.10.2025
Anlagenbuchhaltung  
  F-F-17a DFG-Gerätegruppenschlüssel: alphabetisch sortiert aktuell
  F-F-17b DFG-Gerätegruppenschlüssel: Suchfunktion aktuell
  F-F-17c Vordruck-Änderung-KST-IA (.pdf) 17.10.2025
  F-F-17d Absetzungsverfügung (.pdf) 17.10.2025
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Reisekosten (F-R-...)

Nr.

 Bezeichnung Stand
Reise(kosten)recht
 

Niedersächsische Reisekostenverordnung (NRKVO) (gültig ab 01.02.2017) (.pdf)

 01.02.2017
 

Verwaltungsvorschriften zur Niedersächsischen Reisekostenverordnung (VV-NRKVO)
(gültig ab 01.02.2017, geändert mit Wirkung vom 09.07.2019) (.pdf)
-Lesefassung-

 09.07.2019
  Regelung Wegstreckenentschädigung bei Studienortfahrten [Große Wegstreckenentschädigung] (.pdf) 24.04.2025
  Große Wegstreckenentschädigung - Zeitersparnis (.pdf) 29.04.2025
  Hinweis auf Hotelsonderraten 2026/2027 - Land Niedersachsen (.pdf) 25.02.2026
  Hotelliste (A-Z) zum Hinweis auf Hotelsonderraten 2026/2027 - Land Niedersachsen (.pdf) 25.02.2026
  Kompendium Reise(kosten)recht (.pdf) 05.02.2025
F-R-7 Genehmigungsverfahren für Dienstreisen (.pdf) 04.01.2024
Die Hinweise und Anträge zur Entsendebescheinigung (A1 Bescheinigung/andere Länder) finden Sie, je nach Ihrer Statusgruppe, jeweils unter Downloads und Vordrucke des Dezernats 1,
Abt. 1.1 Tarifbeschäftigte oder Abt. 1.2 Beamtenwesen, unter der Rubrik "Allgemeines".
Anträge
F-R-1a Dienstreiseantrag (.pdf) 22.09.2021
F-R-1a-
Leitfaden		 Leitfaden zum Dienstreiseantrag (.pdf) 18.07.2024
F-R-1b Anzeige Dienstreise (Professor_in) (.pdf) 15.10.2020
F-R-5 Antrag auf Reisekostenvorschuss (.pdf) 10.10.2025
Abrechnungen
F-R-2a Reisekostenabrechnung (.pdf) 15.10.2020
F-R-2d Dienstreise Sammelabrechnung für Lehrbeauftragte (.pdf) 02.04.2025
Bahncard
F-R-3 Dienstl. Erklärung Bahncard (.pdf) 03.02.2026
F-R-4 Kauf von Fahrkarten am Automaten mit der BahnCard Business (.pdf) 15.10.2020
Vorstellungsreisen
F-R-8 Merkblatt Vorstellungsreisen (intern) (.pdf) 15.10.2020
F-R-8a Reisekostenabrechnung VR (Bewerber_innen der Landesverwaltung) (.pdf) 15.10.2020
F-R-8b Anlage 1 Reisekosten (extern) (.pdf) 15.10.2020
F-R-8c Antrag auf Reisekosten (Vorstellungsreisen) (.pdf) 15.10.2020
Dienst- und Mietfahrzeuge
  Nutzung Dienst- und Mietfahrzeuge (Kfz-Richtlinie) (.pdf) 26.11.2014
F-R-9 Merkblatt Dienstfahrzeuge (.pdf) 15.10.2020
F-R-9a Haftungsausschlusserklärung (.pdf) 15.10.2020
F-R-9b Verhalten bei Unfällen (.pdf) 15.10.2020
F-R-9b1 Unfallbericht Kfz aktuell
F-R-9c Antrag auf Nutzung Dienstfahrzeug (pdf) 15.10.2020
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Digitale Dienstreiseanträge und -abrechnung (DiRk)